Sistema de Gerenciamento de Transportes (TMS): quais as funcionalidades e vantagens?

Você sabia que mais de 40% das empresas brasileiras ainda utilizam planilhas para gerenciar os transportes, em vez de um software de TMS? Além disso, 25% dos responsáveis pelo negócio, como donos, gestores e sócios, não sabem quais ferramentas são utilizadas para essa gestão.

O estudo, realizado pela AutoVistoria, ajuda a compreender os motivos para a ineficiência logística de muitas companhias. Felizmente, esse obstáculo pode ser solucionado por meio da adoção de um sistema de gerenciamento de transporte.

Você se interessa por esse assunto? Então continue a leitura para saber as funcionalidades e vantagens do TMS!

O que é TMS?

A sigla TMS vem do termo em inglês transportation management system, que significa sistema de gerenciamento de transporte. Ele se refere ao software ou plataforma utilizada na gestão das operações relacionadas à logística de uma empresa.

O TMS abrange desde o planejamento e execução até a análise e otimização de processos logísticos relacionados ao transporte de mercadorias. Para tanto, ele oferece uma variedade de ferramentas e funcionalidades para simplificar e aprimorar essas atividades.

Quais são as funcionalidades desse sistema?

Você viu que o TMS pode ser uma solução para aumentar o desempenho da gestão de transportes. Isso é possível por meio de suas diversas funcionalidades, que ajudam a gerenciar toda a operação de logística.

Veja as principais:

• planejamento e agendamento de rotas: elaboração de rotas mais eficientes para os veículos e organização dos horários de entrega;
• gestão integral de pedidos: coordenação e acompanhamento de todas as etapas do ciclo de vida dos pedidos, desde a coleta até a entrega;
• otimização da capacidade de carga: maximização do uso do limite de volume dos veículos, resultando em redução de custos e emissões;
• gerenciamento da frota: obtenção de registros detalhados sobre os veículos, abrangendo manutenção, combustível e disponibilidade;
• rastreamento em tempo real de cargas: monitoramento da localização das mercadorias em tempo real, garantindo total visibilidade;
• controle de estoque e armazenagem: gerenciamento completo dos itens em centros de distribuição e locais de armazenamento;
• análise avançada de desempenho: fornecimento de relatórios detalhados e análises para avaliar a performance operacional e identificar oportunidades de melhoria;
• integração com parceiros e sistemas: conexão fluida com sistemas de parceiros, como fornecedores, transportadoras e clientes, facilitando a troca de informações;
• gerenciamento documental: armazenamento e gerenciamento de todos os documentos relacionados ao transporte, como faturas e documentos aduaneiros.

Quais são as vantagens desse sistema?

Ao conhecer as funcionalidades de um TMS, você já pôde ter um panorama dos benefícios que esse sistema traz para a gestão de transportes de uma empresa. No entanto, vale a pena conhecer as vantagens da plataforma de maneira mais profunda.

A seguir, veja os benefícios de contar com um TMS!

Integração de dados e áreas

Com a integração de dados no sistema, as companhias podem consolidar informações de diferentes áreas — como vendas, estoque, transporte e finanças, em uma única plataforma. Essa medida proporciona uma visão abrangente e em tempo real das operações logísticas.

Ademais, a integração de áreas em um TMS elimina a necessidade de sistemas separados e processos manuais de conciliação de dados. Isso reduz erros, aumenta a performance e simplifica as operações, pois os dados podem ser compartilhados instantaneamente entre departamentos. 

Por exemplo, as equipes de vendas têm acesso às informações atualizadas sobre o status das entregas. Ao mesmo tempo, a equipe de transporte pode ter visibilidade sobre os pedidos pendentes.

Emissão de documentos 

Com o gerenciamento documental, a emissão de documentos necessários para o transporte de mercadorias — como nota fiscal e faturas — pode ser realizada de forma otimizada. Assim, essa funcionalidade também contribui para a conformidade legal e fiscal.

Afinal, é possível evitar multas e penalidades decorrentes de irregularidades na documentação. Além disso, a emissão de documentos eletrônicos por meio de um TMS promove a sustentabilidade ambiental, reduzindo o consumo de papel.

Tomada de decisão embasada

Com os dados e informações que o TMS coleta e analisa, os gestores podem identificar tendências, padrões e pontos de melhorias. Entre os conhecimentos que permitem esses insights, estão:

• tempo de trânsito;
• tempo de entrega;
• custos operacionais;
• eficiência da frota;
• padrões de demanda.

Com base nas análises, as empresas podem ajustar suas estratégias de transporte, otimizar rotas e realocar recursos. Ainda, elas conseguem negociar contratos com fornecedores e tomar outras medidas que visam aumentar a eficiência e reduzir os custos.

Redução de custo

A implementação de um TMS tende a resultar em uma redução da necessidade de mão de obra e em uma diminuição das horas extras. O motivo é que há tarefas administrativas e operacionais que podem ser automatizadas, reduzindo a necessidade de colaboradores para executá-las. 

Por exemplo, o planejamento de rotas e a emissão de documentos de transporte passam a ser realizados pelo sistema, sem a necessidade de intervenção humana constante. Logo, é possível ter maior desempenho operacional e uma gestão mais ágil das operações logísticas.

Essa redução da mão de obra e das horas extras pode gerar economias para as empresas. Conforme o estudo “Sistema de gerenciamento de transporte aplicado a uma média transportadora de cargas diversas”, a diminuição de custo costuma chegar a 10% do faturamento anual.

Otimização da gestão 

Com todas as vantagens de um TMS, a empresa tem chance de aprimorar o gerenciamento de suas operações logísticas, garantindo uma alocação mais eficiente de recursos. Desse modo, se torna possível diminuir o tempo de entrega, reduzir custos operacionais e melhorar a utilização dos ativos do negócio.

Outra vantagem é que a organização pode responder rapidamente às solicitações dos clientes e fornecer informações precisas sobre o status das entregas. As melhorias na qualidade e eficiência dos serviços prestados têm um impacto direto na sua competitividade no mercado. 

Tenha em mente que, ao ter um transporte mais confiável, rápido e eficiente, a companhia consegue conquistar a confiança dos clientes e se destacar da concorrência.

Neste post, você entendeu como um TMS pode ajudar no gerenciamento de transportes, trazendo benefícios importantes para o negócio. Agora, é possível analisar a oportunidade de implementar esse sistema na organização e obter essas vantagens.

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